Introducción
Rutero es una aplicación especializada en la generación de rutas optimizadas para la planificación de visitas comerciales. Su objetivo es facilitar la gestión del tiempo y los desplazamientos de los agentes, maximizando la eficiencia y asegurando una correcta cobertura de los clientes asignados.
Para lograrlo, la herramienta utiliza múltiples estadísticas y métricas que permiten calcular desplazamientos, planificar rutas óptimas y optimizar los tiempos de visita.
Rutero es una aplicación externa desarrollada por INVOLVE, y en colaboración con ello, la integramos y configuramos para nuestros clientes https://www.involve.es/optimizacion-de-rutas.
Requisitos previos
Para que Rutero funcione correctamente, es imprescindible un intercambio de información entre Rutero y Onaris, que debe incluir los siguientes datos:
1. Clientes
- Puntos de venta: Direcciones físicas de los clientes, correctamente geolocalizadas.
- Horarios de visita: Intervalos de tiempo en los que se puede visitar a cada cliente.
- Tipo de cliente: Clasificación ABC según criterios comerciales (por ejemplo, volumen de ventas).
- Frecuencia anual de visitas: Número de visitas previstas al año. Si la frecuencia es 0, la herramienta interpreta que no se requiere una visita presencial (se asume atención telefónica).
- Duración estimada de la visita: Tiempo en minutos que se espera dedicar a cada cliente.
2. Agentes
- Datos personales: Especialmente la ubicación geográfica desde la que se inicia la jornada (normalmente el domicilio).
- Clientes asignados: Relación de puntos de venta que gestiona cada agente.
- Horario laboral: Franja horaria en la que el agente está disponible para realizar visitas.
Funcionamiento general
Rutero traza un plan de visitas optimizado teniendo en cuenta todos los parámetros mencionados. Su finalidad es garantizar que todos los clientes sean atendidos conforme a su prioridad y frecuencia, evitando desplazamientos innecesarios.
Factores que influyen en la generación de rutas:
- Tipo de cliente
- Frecuencia de visita
- Ubicación geográfica
La herramienta prioriza los clientes más relevantes y organiza las rutas de forma eficiente, incluso cuando el número de visitas es reducido.
Integración con Onaris
Rutero está completamente integrado en la aplicación de Onaris. Una vez generadas las rutas de visita, estas se sincronizan automáticamente con la agenda del dispositivo del agente comercial. Desde allí, el agente podrá realizar las visitas programadas y registrar los reportes correspondientes.
Posteriormente, esta información se devuelve a Rutero, de forma que pueda ser tenida en cuenta en futuras planificaciones, evitando duplicidades y optimizando recorridos.
Acceso a la herramienta
Para acceder a Rutero, el agente comercial debe ingresar desde la aplicación de Onaris. En el menú principal aparecerá una nueva opción llamada “Rutero”.
Al pulsar sobre esta opción, se accede a la ventana principal de Rutero.
Nota: La primera vez que acceda, deberá iniciar sesión con el usuario y contraseña proporcionados por el área de administración.
Visualización en el mapa
Al acceder a la ventana principal, se muestra una representación gráfica del mapa, con los distintos puntos que representan la ubicación de cada cliente.
Cada punto contiene:
- Una letra que indica el tipo de cliente (según la clasificación ABC).
- Un icono de color, a modo de semáforo, que muestra el estado actual de cumplimiento de la frecuencia de visitas.
Significado de los colores:
- Azul: Cliente con frecuencia 0; no requiere visitas presenciales.
- Verde: Ratio de visitas dentro de lo establecido o por encima.
- Amarillo: Ratio ligeramente por debajo de lo establecido o cerca del límite.
- Naranja: Ratio por debajo de lo establecido.
- Rojo: Ratio muy por debajo de lo establecido.
Ejemplo práctico:
Si un cliente tiene una frecuencia de 24 visitas al año (dos por mes, aproximadamente):
- Verde: Ha sido visitado 2 veces este mes.
- Amarillo: Ha sido visitado solo una vez, y hace más de dos semanas.
- Naranja: No ha sido visitado en las últimas 4 semanas.
- Rojo: No ha sido visitado en más de 6 semanas.
Generación de rutas
Si no se han generado rutas previamente, o si desea volver a generarlas, podrá hacerlo pulsando el botón “CALCULAR”.
A continuación, se abrirá una ventana emergente donde podrá configurar la generación de rutas. En ella deberá:
- Seleccionar a cuántas semanas vista desea planificar (mínimo 2 semanas).
- Elegir entre dos opciones:
- “ACEPTAR”: Generar visitas para todos los clientes.
- “Con filtros”: Generar visitas solo para los clientes filtrados previamente.
Nota: Esta operación puede tardar algunos minutos, ya que la herramienta calcula las rutas más eficientes en función de los parámetros definidos.
Visualización de rutas generadas
Una vez finalizado el cálculo, las rutas se mostrarán en el panel lateral izquierdo, divididas por días. Cada día incluirá un pequeño resumen con los clientes asignados para esa jornada.
Al seleccionar un día concreto, se accede al modo “Ruta”, donde se podrá visualizar:
- La hora de inicio y fin de cada visita.
- Una vista gráfica en el mapa con el recorrido sugerido, en el orden en que deben realizarse las visitas.
El sistema permitirá al agente aplicar un bloqueo manual sobre visitas agendadas mediante el proceso de generación automática. Este bloqueo podrá realizarse de forma individual o de manera masiva para una jornada completa. El objetivo es garantizar la persistencia de la agenda; de este modo, ante un nuevo cálculo de optimización de rutas, las visitas bloqueadas mantendrán su fecha y ventana horaria sin alteraciones.
*Bloqueo de una visita:
*Bloqueo todas visitas de un día:
PREGUNTAS FRECUENTES (FAQ)
1. ¿Cómo puedo planificar las visitas del día siguiente utilizando el procedimiento automático?
Actualmente, el motor de planificación está configurado para iniciar el cálculo a partir de la fecha y hora actual de forma predeterminada. No obstante, es posible programar el día siguiente mediante una restricción de bloqueo:
Procedimiento: Si se requiere omitir la jornada en curso, el agente debe bloquear la agenda completa del día actual.
Efecto: Al ejecutar nuevamente el algoritmo de cálculo, el sistema identificará la jornada bloqueada como "planificada y consolidada", desplazando automáticamente el nuevo cálculo de rutas a la primera disponibilidad técnica (el día siguiente).
2. ¿Es posible modificar manualmente las visitas generadas por el sistema?
Sí. El agente dispone de flexibilidad para ajustar la planificación automática, siempre que las visitas no se encuentren en estado bloqueado. Las acciones disponibles son:
-
Eliminación de registros: Seleccionando la visita en el panel lateral izquierdo, el sistema desplegará un formulario contextual con la opción "Eliminar".
Reordenación horaria (Drag & Drop): Es posible modificar la secuencia de la ruta arrastrando las visitas verticalmente en el panel lateral. Esto permite ajustar manualmente la hora de inicio de cada intervención.
Adición de visitas (Modo Edición): Al activar el "Modo Info" para cambiarlo a "Modo Edición", el usuario podrá incorporar nuevos puntos de servicio a la ruta actual. Al seleccionar un cliente directamente en el mapa, el sistema lo integrará de forma inmediata en la hoja de ruta del día.